Description

Asistente Ejecutiva Virtual y Coordinadora de Operaciones bilingüe (español/inglés).

Ayudo a fundadores, directores y equipos de liderazgo a recuperar tiempo y mantener todo bajo control: gestión de agendas y bandejas de entrada, coordinación de reuniones internacionales (incluso con equipos repartidos en varios continentes), logística de viajes, y manejo de información confidencial con total discreción.

Me destaco en la mejora de procesos internos: he desarrollado SOPs, manuales organizacionales y políticas que se han implementado en toda la empresa. También elaboro presentaciones, informes y materiales profesionales listos para presentar ante clientes, juntas directivas u organismos internacionales.

Trabajo con herramientas como Pipedrive, HubSpot, ClickUp, Notion, Asana, Google/Microsoft Workspace, Canva y Adobe Illustrator.

Si buscas a alguien organizada, proactiva y de confianza para liberar tu carga administrativa, hablemos.

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Bilingual (Spanish/English) Executive Assistant and Operations Coordinator

I help founders, directors, and leadership teams reclaim their time and stay on top of everything: managing calendars and inboxes, coordinating international meetings (even across multiple time zones and continents), handling travel logistics, and managing confidential information with complete discretion.

I excel at improving internal processes: I've developed SOPs, organizational manuals, and policies that have been rolled out across entire organizations. I also produce polished presentations, reports, and materials ready to present to clients, boards, or international organizations.

I work with tools like Pipedrive, HubSpot, ClickUp, Notion, Asana, Google Workspace, Canva, and Adobe Illustrator.

If you're looking for someone organized, proactive, and reliable to take administrative work off your plate, let's talk.

Industry field of expertise

Languages

Spanish
Native or bilingual
English
Native or bilingual
French
Basic

Workplace preferences

Remote only

Primarily works remotely

Human Rights Measurement Initiative (HRMI)
Asistente Ejecutiva
July 2025 - Today (11 months)
Gestiono agendas, bandejas de entrada y coordinación para dos codirectoras ejecutivas en un equipo de más de 10 países, priorizando solicitudes urgentes y manejando información confidencial con total discreción.
Traduje una presentación al español y la presenté personalmente en nombre de HRMI ante el Comité CESCR de la ONU en Chile, ampliando el alcance de la organización a delegaciones latinoamericanas.
Co-redacté las políticas de seguridad y salud de la organización y desarrollé SOPs para procesos internos, garantizando consistencia y cumplimiento normativo en todos los equipos.
Coordino reuniones internacionales con participantes en 4 continentes, gestionando solapamientos de horario y diferencias horarias; preparo materiales, orden del día y actas de las reuniones anuales de la Junta Directiva, con seguimiento de puntos de acción.
Produzco presentaciones, informes, hojas de cálculo y 3 manuales organizacionales (becarios, colaboradores y voluntarios) utilizados en toda la organización.
Gestiono logística de viajes internacionales, incluyendo comparación de itinerarios, presupuestos y reservas, además de coordinación de eventos y selección de espacios.
Apoyé al equipo de Diseño de Encuestas supervisando a la corresponsal en Argentina, probando la encuesta anual y documentando observaciones para su mejora.
Apoyo los flujos de onboarding de People & Culture y manejo datos sensibles con estricta discreción, incluidas las identidades de defensores de derechos humanos.
CRM Microsoft Office artificial intelligence Team management
NPHub
Coordinadora de Estudiantes – Región Noreste
November 2022 - November 2024 (2 years)
Lideré todas las operaciones de rotaciones de prácticas en 10 estados, gestionando asignaciones, calendarios y expedientes confidenciales de más de 300 estudiantes en Pipedrive CRM.
Mejoré los procesos internos de incorporación para reducir la fricción administrativa y facilitar la experiencia de nuevos estudiantes.
Generé negocio recurrente contactando proactivamente a estudiantes sobre próximas rotaciones y distribuyendo códigos de referido, contribuyendo al crecimiento de la empresa.
Concilié cuentas, audité documentación de rotaciones para cumplimiento normativo y verifiqué la exactitud de registros financieros.
Hice seguimiento de métricas regionales y apoyé proyectos transversales para mejorar la eficiencia operativa.
NPHub
Asistente Administrativa
April 2022 - November 2022 (7 months)
Fui el punto de contacto principal entre estudiantes, preceptores y universidades, resolviendo incidencias de planificación y manteniendo la coordinación entre todas las partes.
Hice seguimiento de acreditaciones, plazos de cumplimiento y documentación de rotaciones, asegurando la entrega puntual de todos los requisitos.
Gestioné comunicaciones internas y actualizaciones de estado a través de Avochato, reduciendo la carga de mensajería y optimizando los flujos de trabajo.
Mantuve registros detallados de asignaciones estudiante-preceptor y cronogramas, garantizando trazabilidad operativa.
Organice sistemas de archivo digital para asegurar que la documentación de prácticas clínicas estuviera completa y accesible.