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Gemma G.GG

Gemma G.

Virtual Assistant & Digitalization | Client Care

€140/day
Murcia, ES
8-15 years

Average response time: 1 hour

Freelancer profile translated to English.
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About Gemma

I am Gemma Gallego, a virtual assistant specializing in customer service and social media management. I am dedicated to supporting personal brands and entrepreneurs who want to delegate without losing their essence.

I organize tasks, automate processes, respond to messages, schedule appointments, and keep your digital communities alive. All with order, empathy, and zero drama.
My focus: ensuring your client feels cared for and you can breathe.

My skills:

🔹Administrative and support skills:
- Agenda and calendar organization
- Task and priority management
- Customer service (via email, WhatsApp, social media)
- General administration and remote support
- Text writing and proofreading

🔹 Social media and content:
- Social media management (Instagram, Facebook)
- Content scheduling
- Canva design
- Responding to messages and DMs

🔹 Digital tools:
- Google Workspace
- Notion
- Trello / Asana
- Canva
- Metricool
- Structured
- WhatsApp Business
- Brevo

🔹 Soft skills:
- Assertive, youthful, and very approachable communication
- Empathy and active listening
- Problem and incident resolution
- Autonomy and proactivity
- Time management
- Attention to detail
  • Spanish

    Native or bilingual

  • Catalan

    Conversational

Can work on-site
Murcia (up to 50km)

Experience

  • D.Y. BOUTIQUE CENTER
    Club Manager
    SPORTS
    February 2020 - August 2025 (5 years and 6 months)
    Murcia, Spain
    As manager at D.Y. BOUTIQUE CENTER, my role encompasses a wide variety of administrative and operational responsibilities. I lead a work team, managing all aspects related to personnel, including hiring, vacations, schedules, leaves, and overtime. My task is to ensure the team is well-organized, motivated, and meets the company's quality standards.

    In customer service, I am the primary point of contact for resolving inquiries, explaining fees, and managing daily interactions via WhatsApp and social media. I ensure clients receive personalized and efficient service, fostering fluid and effective communication. Additionally, I manage everything related to payments, both manual and automated, and handle invoicing, ensuring all transactions are correct and timely recorded.

    I work closely with the advisory firm to ensure all financial and legal operations of the company are up to date. Likewise, I coordinate appointment scheduling, as well as cancellations and changes, to optimize the center's agenda and provide clients with a seamless experience.

    My role as manager allows me to combine operational and administrative management, overseeing the smooth running of the center's daily activities, while focusing on maintaining an excellent relationship with clients and a harmonious and productive work environment for the team. My goal is to ensure that every aspect of the center is executed efficiently and that both clients and the team enjoy a positive and professional experience.
    Customer Service Team Coordination Problem Solving Process Automation Responsibility
  • Formato Digital Actividades Publicitarias S.L.
    Administrative Assistant, Bidding Department
    RETAIL (LARGE RETAILERS)
    April 2019 - September 2021 (2 years and 5 months)
    Murcia, Spain
    In my administrative role at FDAP SL, specializing in the bidding department, I was responsible for the comprehensive management of public and private bidding processes. My main tasks included preparing and reviewing the documentation required to participate in bids, ensuring all information complied with the legal and technical requirements established in the tender documents. I also managed submission deadlines, coordinating with various internal departments to gather information and ensure proposals were submitted within the established timeframe.

    Another key responsibility was monitoring and updating bidding platforms, where I managed registrations and access to the most relevant bids for the company. I was also responsible for maintaining the updated bid archive, organizing all relevant documentation for future reference and audits.

    Additionally, I participated in preparing economic proposals and developing bid tracking reports, analyzing market conditions and business opportunities. My role also included communicating with clients and suppliers, as well as coordinating with legal and technical department managers to ensure all aspects of the process were correctly fulfilled.

    This position allowed me to develop key skills in administrative management, teamwork, and problem-solving in dynamic environments. My ability to manage multiple tasks simultaneously and my attention to detail were crucial in ensuring all bidding processes were carried out efficiently and successfully.

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Education

  • Higher Technician in Physical Conditioning
    IES CESUR
    Como Técnico Superior en Acondicionamiento Físico y Técnico Superior en Secretariado, puedo ofrecer un apoyo completo y profesional a gimnasios, entrenadores personales, centros boutique, y salas de yoga o pilates, optimizando tanto la gestión administrativa como la parte técnica del negocio. - Gestión Administrativa: la gestión de citas, organización de agendas y atención al cliente, para que los entrenadores se concentren en lo suyo. También gestionaré la facturación, cobros y pagos, asegurando un flujo eficiente en las operaciones. - Planificación de Clases y Entrenamientos: organizar horarios de clases grupales y optimizar la programación para ofrecer un mejor servicio. - Seguimiento de Clientes: transcripción del registro de progreso de cada cliente, incluyendo su evolución y los objetivos alcanzados, lo que permitirá una atención más personalizada y la posibilidad de ofrecer informes periódicos sobre el progreso. - Gestión de Trabajadores: me encargaré de todo lo relacionado con los empleados. Altas en la Seguridad Social, control de fichajes, gestión de vacaciones, bajas, descansos y horas extras.) Esto garantiza un cumplimiento adecuado de las normativas laborales y facilita la administración del personal. - Optimización del Tiempo: al delegar las tareas administrativas y de gestión, podréis centraros en lo que mejor sabéis hacer: motivar y entrenar a los clientes. Esto aumentará la eficiencia y mejorará la calidad del servicio. - Cumplimiento Legal: me aseguraré de que el negocio cumpla con las normativas legales relacionadas con la protección de datos y otros aspectos administrativos, para que no haya preocupaciones adicionales. En resumen, con mi perfil en Acondicionamiento Físico y Secretariado, puedo ayudar a que tu gimnasio, centro o espacio de bienestar funcione de manera más eficiente, permitiendo a los profesionales del sector centrarse en lo que mejor hacen.
  • Higher Technician in Dietetics and Nutrition
    IES MCC
    2023
    Como Técnico Superior en Secretariado y Técnico Superior en Dietética, puedo ofrecer una solución integral a nutricionistas, ayudándoles a optimizar la gestión de su consulta y mejorar su productividad. Gestión Administrativa: Me encargaré de tareas administrativas como la gestión de citas, atención al cliente y organización de agendas, lo que te permitirá centrarte en la parte nutricional. También gestiono la facturación, cobros y pagos, asegurando una administración fluida y eficiente. Seguimiento de Pacientes: Mantendré un registro detallado de los pacientes, su evolución y los planes alimenticios. Esto te permitirá ofrecer un servicio más personalizado sin perder tiempo en la gestión manual. Marketing y Redes Sociales: Me encargaré de tu presencia online, creando y actualizando contenidos en redes sociales para promocionar tus servicios y consejos nutricionales. Esto atraerá nuevos pacientes y mantendrá informados a los actuales. Organización de Talleres y Eventos: Si realizas talleres o seminarios, gestionaré la logística, inscripciones y promoción, mientras tú lideras el contenido técnico. Esto garantizará una organización eficiente. Cumplimiento Legal: Aseguraré que tu consulta cumpla con las normativas legales y de protección de datos, gestionando toda la documentación necesaria para garantizar el cumplimiento de la legislación vigente. Optimización del Tiempo: Al delegar las tareas administrativas, podrás enfocarte en lo que mejor sabes hacer: asesorar a tus pacientes. Esto mejorará la calidad del servicio y aumentará tu productividad. En resumen, con mi combinación de habilidades en Secretariado y Dietética, puedo ayudarte a gestionar tu consulta de forma eficiente, permitiéndote dedicar más tiempo a tus pacientes y mejorar la calidad de tu servicio.

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